POLÍTICA DE CONFORMIDADE

A nossa mensagem

A FHC | Farmacêutica participa ativamente no esforço para atingir uma maior integridade nas transações comerciais, através da luta contra todas as práticas corruptas, incluindo extorsão, solicitação e suborno.

É nossa forte convicção que apenas um sistema livre de corrupção torna possível que todos os participantes compitam em condições equitativas.

Seguindo as recomendações da Câmara de Comércio Internacional, a FHC | Farmacêutica adotou e implementou o seu próprio programa de conformidade corporativa com o intuito de promover elevados padrões de integridade nas transações comerciais, quer entre a FHC | Farmacêutica e organismos públicos ou entre parceiros comerciais, fornecedores, clientes e outras partes interessadas.

A presente Política de Conformidade integra regras de natureza geral que constituem o que é considerado boas práticas comerciais. Estas refletem e devem ser lidas de acordo com os instrumentos jurídicos internacionais chave, nomeadamente a Convenção das Nações Unidas contra a Corrupção, a Convenção das Nações Unidas contra a Criminalidade Organizada Transnacional, a Convenção da OCDE sobre a Luta contra a Corrupção de Agentes Públicos Estrangeiros nas Transações Comerciais Internacionais, a Recomendação da OCDE relativa ao Combate contra a Corrupção de Funcionários Públicos Estrangeiros no âmbito das Transações Comerciais Internacionais e outros instrumentos e convenções legais locais ou regionais nos territórios relevantes para os fins das nossas atividades.

Para além da presente Política de Conformidade, a FHC | Farmacêutica também integra as presentes Regras nos seus contratos comerciais, com o intuito de evitar que as nossas relações contratuais sejam afetadas por qualquer forma de corrupção.

É claro para nós que a corrupção é proibida pelo que a nossa política de conformidade está implementada e é obrigatória nas nossas transações comerciais.

É também nossa forte convicção que os nossos parceiros e colaboradores partilhem os nossos princípios e valores e reconheçam que relações comerciais justas, fiáveis e sustentáveis dependem de um sistema comercial livre de corrupção para o qual cada um de nós deve contribuir.

O Conselho de Administração,

Joaquim António de Matos Chaves                        Luís Pedro Gonçalves Simões

POLÍTICA DE CONFORMIDADE

Para os efeitos da presente política, o termo “Empresa” refere-se a qualquer pessoa ou entidade envolvida em atividades comerciais e outras económicas, quer sejam ou não organizadas para lucro, incluindo qualquer entidade controlada por uma subdivisão territorial ou estatal da mesma e inclui uma empresa mãe e as suas subsidiárias controladas.

Parte I – Regras Anticorrupção

Artigo 1 – Práticas Proibidas

As seguintes práticas são estritamente proibidas, a qualquer momento e sob qualquer forma, relativamente a:

– um funcionário público a nível local, nacional ou internacional,

– um partido político, um funcionário do partido ou um candidato a um cargo político, e

– um diretor, responsável ou colaborador de uma Empresa,

caso estas práticas estejam envolvidas direta ou indiretamente, inclusive por meio de Terceiros:

a) Suborno é a doação, promessa, oferta, autorização ou aceitação de qualquer vantagem pecuniária indevida ou outra a, por ou para qualquer uma das pessoas acima listadas ou por qualquer outra pessoa com o intuito de obter ou manter um negócio ou outra vantagem indevida, por ex., relacionada com adjudicações de contratos de fornecimentos públicos ou privados, autorizações regulamentares, impostos, alfândega, procedimentos judiciais e legislativos. O suborno muitas vezes inclui (i) devolver uma parte do pagamento de um contrato aos funcionários públicos ou do partido ou a colaboradores da outra parte contratante, seus familiares próximos, amigos ou Parceiros Comerciais ou (ii) utilizando intermediários como agentes, subcontratados, consultores ou outros Terceiros, para canalizar pagamentos para funcionários públicos ou dos partidos, ou para colaboradores da outra parte contratante, seus familiares, amigos ou Parceiros Comerciais.

b) Extorsão ou Solicitação é a exigência de um suborno, aliada ou não a uma ameaça se o pedido for recusado. As Empresas irão opor-se a qualquer tentativa de extorsão ou solicitação e são encorajadas a comunicar essas tentativas através dos mecanismos de notificação formais ou informais disponíveis.

c) Tráfico de influências é a oferta ou solicitação de uma vantagem indevida com o intuito de exercer uma influência inadequada, real ou suposta com o objetivo de obter de um funcionário público uma vantagem indevida para o instigador original do ato ou para qualquer outra pessoa.

d) Branqueamento das práticas de corrupção mencionadas acima é ocultar ou disfarçar a origem ilícita, a fonte, a localização, a disposição, o movimento ou a posse da propriedade, sabendo que tal propriedade deriva de um crime.

Artigo 2 – Terceiros

Terceiros sujeitos ao controlo ou que determinem a influência da empresa, incluindo mas não limitado a agentes, business development consultants, representantes comerciais, agentes aduaneiros, consultores gerais, revendedores, subcontratados, franchisados, advogados, contabilistas ou intermediários semelhantes, atuando em nome da empresa no contexto de marketing ou vendas, negociação de contratos, obtenção de licenças, vistos ou outras autorizações, ou quaisquer ações que beneficiem a empresa ou como subcontratados na cadeira de fornecimento são instruídos a não se envolverem nem toleraram qualquer ato de corrupção. A empresa não os deve utilizar como veículo para qualquer prática de corrupção. A empresa deve contratá-los apenas conforme adequado para a organização regular do negócio da Empresa e não deve pagar-lhes mais do que uma remuneração adequada pelos seus serviços legítimos.

Parte II – Políticas Corporativas para Apoiar a Conformidade com as Regras Anticorrupção

Artigo 3 – Parceiros Comerciais

Os Parceiros Comerciais incluem (i) Terceiros e (ii) parceiros de empreendimentos e consórcios bem como contratantes e fornecedores.

A FHC | Farmacêutica espera que todas as atividades levadas a cabo pelos nossos parceiros comerciais em nosso nome estejam em conformidade com as nossas políticas e iremos, em cada caso, propor um acordo escrito informando sobre as nossas políticas anticorrupção e um compromisso em como o parceiro não se irá envolver em nenhuma prática corrupta, permitindo à FHC | Farmacêutica solicitar uma auditoria aos livros e aos registos contabilísticos do Terceiro por um auditor independente para verificar a conformidade com estas Regras, desde que a remuneração do Terceiro não seja paga em dinheiro e apenas seja paga (i) no país de domicilio do Terceiro, (ii) no país em que está localizada a sua sede; (iii) no seu país de residência ou (iv) no país em que a missão tem lugar.

A FHC | Farmacêutica adotou e mantem políticas internas e procedimentos de boas práticas com o intuito de garantir que a sua administração central tem um controlo adequado das relações com os Terceiros e em especial mantêm um registo dos nomes, termos do envolvimento e pagamentos aos Terceiros retidos pela FHC | Farmacêutica relacionados com as transações com organismos públicos e Empresas estatais ou privadas. Este registo está disponível para inspeção por auditores e por autoridades governamentais devidamente autorizadas ao abrigo de condições de confidencialidade.

A FHC | Farmacêutica irá certificar-se que qualquer empreendimento ou consórcio do qual façam parte irá tomar medidas para garantir que os seus parceiros de empreendimento ou consórcio aceitam uma política consistente com estas Regras conforme aplicável ao empreendimento ou ao consórcio.

A FHC | Farmacêutica tomará medidas ao seu alcance, e legalmente possíveis, para garantir que os contratantes e os fornecedores cumprem com estas Regras nas suas negociações em nome de, ou com a FHC | Farmacêutica, e irá evitar negociar com contratantes e fornecedores que se saiba ou que se suspeite razoavelmente que pagam subornos.

A FHC | Farmacêutica irá incluir nos seus contratos com Parceiros Comerciais uma disposição que lhes permita suspender ou cessar a relação, caso haja receio unilateral de boa-fé que um Parceiro Comercial tenha violado uma lei anti-corrupção aplicável ou a sua Política de Conformidade.

A FHC | Farmacêutica pode conduzir e condicionar relações comerciais futuras à devida diligência adequada sobre a reputação e a capacidade dos seus Parceiros Comerciais expostos a riscos de corrupção para cumprirem com a lei anti-corrupção nos seus negócios com ou em nome da FHC | Farmacêutica.

A FHC | Farmacêutica conduz as suas aquisições de acordo com as normas comerciais aceites e de forma transparente.

Artigo 4 – Contribuições Políticas e Filantrópicas e Patrocínios

É contra a política da FHC | Farmacêutica fazer contribuições para partidos políticos, funcionários de partidos e candidatos. Caso as contribuições políticas sejam consideradas aceitáveis, estas devem ser feitas de acordo com as leis aplicáveis e requisitos de divulgação pública.

A FHC | Farmacêutica segue critérios de elegibilidade rigorosos para garantir que as contribuições filantrópicas e os patrocínios não são utilizados como um subterfúgio para a corrupção. As contribuições filantrópicas e os patrocínios serão sempre transparentes, públicos e de acordo com a lei aplicável.

A FHC | Farmacêutica irá adotar os seus próprios critérios e procedimentos para garantir que não são feitas contribuições filantrópicas e políticas impróprias, nomeadamente revendo contribuições para organizações em que estão envolvidas figuras politicas prominentes, ou os seus familiares próximos, amigos e Parceiros Comerciais.

Artigo 5 – Presentes e Acolhimento

A oferta ou o recebimento de presentes e acolhimento está sempre sujeito a aprovação da administração, com o intuito de garantir que tais acordos:

a) cumprem com a lei nacional e com os instrumentos internacionais aplicáveis;
b) são limitados a despesas razoáveis e de boa-fé;
c) não afetam indevidamente ou possam ser vistos como afetando indevidamente a independência do julgamento do recetor relativamente ao dador;
d) não são contrários às disposições conhecidas do código de conduta do recetor; e
e) não são oferecidos ou recebidos demasiado frequentemente ou em alturas inadequadas.

Artigo 6 – Pagamentos Facilitadores

Os pagamentos facilitadores são pequenos pagamentos informais, impróprios feitos a um funcionário de baixo escalão para garantir ou agilizar a realização de uma ação de rotina ou necessária à qual o pagador do pagamento facilitador tem legalmente direito. Os pagamentos facilitadores estão proibidos ao abrigo da Política de Conformidade da FHC | Farmacêutica, exceto quando a saúde ou segurança dos colaboradores da FHC | Farmacêutica esteja em risco. Quando um pagamento facilitador é feito ao abrigo de tais circunstâncias, este será fielmente explicado nos livros e nos registos contabilísticos da FHC | Farmacêutica.

Artigo 7 – Conflitos de Interesses

Podem surgir conflitos de interesses quando os interesses particulares de um indivíduo ou dos seus familiares próximos, amigos ou contactos comerciais divergem dos da FHC | Farmacêutica ou da organização à qual o indivíduo pertence. Estas situações devem ser divulgadas e, sempre que possível, evitadas porque podem afetar o julgamento de um indivíduo no desempenho das suas tarefas e responsabilidades.

A FHC | Farmacêutica irá monitorizar cuidadosamente e regular conflitos de interesses, reais ou potenciais, ou o seu aparecimento, dos seus diretores, dirigentes, colaboradores e agentes e não devem tirar partido de conflitos de interesses de outros.

A FHC | Farmacêutica não irá contratar antigos funcionários públicos antes de decorrido um período considerado razoável após estes terem abandonado o seu cargo, se a sua atividade prevista ou emprego se relacionar diretamente com as funções realizadas ou supervisionadas durante a sua permanência. A FHC | Farmacêutica irá, em qualquer caso, cumprir com as restrições impostas pela legislação nacional.

Artigo 8 – Recursos Humanos

A FHC | Farmacêutica realiza os seus procedimentos internos para garantir que:

a) as práticas de recursos humanos, incluindo recrutamento, promoção, formação, avaliação de desempenho, remuneração, reconhecimento e ética comercial em geral são coerentes e refletem esta Política de Conformidade;
b) nenhum colaborador irá sofrer retaliação ou ação disciplinar ou discriminatória por comunicar em boa-fé violações ou suspeitas sólidas de violações à política anti-corrupção da FHC | Farmacêutica ou por se recusar a envolver em corrupção, mesmo que tal recusa possa resultar na perda de negócios por parte da FHC | Farmacêutica;
c) o pessoal chave em áreas sujeito a um elevado risco de corrupção é formado e avaliado regularmente e a rotação de tal pessoal é considerada aceitável como medida adequada, considerando as circunstâncias.

Artigo 9 – Finanças e Contabilidade

A FHC | Farmacêutica realiza os seus procedimentos internos para garantir que:

a) todas as transações financeiras são adequadamente identificadas e correta e razoavelmente registadas nos livros apropriados e os registos contabilísticos estão disponíveis para inspeção pela sua Administração ou outro organismo com responsabilidade final pela Empresa, assim como por auditores;
b) não existem contas à margem da lei ou secretas e não devem ser emitidos documentos que não registem de forma correta e precisa as transações com as quais se relacionam;
c) não existe registo de despesas não existentes ou de responsabilidades com identificação incorreta dos seus objetos ou de transações não habituais que não tenham um objetivo genuíno, legitimo;
d) pagamentos em dinheiro ou pagamentos em espécie são monitorizados para evitar que sejam utilizados como substitutos para subornos; apenas são autorizados pequenos pagamentos em dinheiro de caixa ou em países ou localizações em que não exista nenhum sistema bancário em funcionamento;
e) nenhuns documentos de contabilidade ou outros relevantes devem ser intencionalmente destruídos antes do tempo previsto por lei;
f) estão em vigor sistemas independentes de auditoria, quer através de auditorias internas quer externas, desenvolvidos para relevar quaisquer transações que violem estas Regras ou regras contabilísticas aplicáveis e que preveem uma ação corretiva adequada se o caso surgir;
g) cumprem-se com todas as disposições da legislação fiscal nacional e regulamentos, incluindo aqueles que proíbem a dedução de qualquer forma de pagamento de suborno do lucro tributável.

Parte III – Política de Conformidade Corporativa

Artigo 10 – Política de Conformidade da FHC | Farmacêutica

A Política de Conformidade da FHC | Farmacêutica baseia-se nos resultados de uma avaliação realizada periodicamente dos riscos enfrentados no ambiente empresarial da FHC | Farmacêutica, adaptado às suas circunstâncias específicas e com o objetivo de prevenir e detetar Corrupção e promover uma cultura de integridade na empresa e com os parceiros comerciais da FHC | Farmacêutica.

A Administração da FHC | Farmacêutica apoia expressamente e está comprometida com a Política de Conformidade da FHC | Farmacêutica.

A Política de Conformidade da FHC | Farmacêutica é obrigatória para todos os diretores, dirigentes, colaboradores e Terceiros e aplica-se a todas as suas subsidiárias controladas, nacionais e estrangeiras.

A Administração da FHC | Farmacêutica nomeia periodicamente um ou mais oficiais superiores, que respondem periodicamente à Administração para supervisionar e coordenar a Política de Conformidade, para realizar avaliações de risco periódicas e revisões independentes da conformidade com esta Política de Conformidade e para recomendar medidas corretivas ou políticas, conforme necessário, e é-lhe garantido um nível de recursos adequados, autoridade e independência.

A Administração da FHC | Farmacêutica inclui nos seus procedimentos internos e Código de Conduta as normas orientadoras para divulgar ainda mais o comportamento requerido e proibido pela Política de Conformidade da FHC | Farmacêutica.

A FHC | Farmacêutica adota procedimentos financeiros e contabilísticos para a manutenção de livros e registos financeiros corretos e precisos, para garantir que estes não podem ser utilizados com o objetivo de se envolver em ou esconder práticas corruptas, estabelecendo e mantendo sistemas adequados de controlo e procedimentos de notificação, incluindo auditorias independentes.

A FHC | Farmacêutica garante uma comunicação eficaz interna e externa relativamente à sua Política de Conformidade.

A FHC | Farmacêutica disponibiliza aos seus diretores, oficiais, colaboradores e Parceiros Comerciais, conforme adequado, orientação e formação documentada na identificação de riscos de corrupção nas transações comerciais diárias da empresa assim como formações de liderança.

As competências de ética empresarial são consideradas nos instrumentos internos que medem o cumprimento de metas, não apenas em relação aos indicadores financeiros, mas também em relação à forma como as metas foram atingidas e, especificamente, em relação ao cumprimento da Política de Conformidade.

A FHC | Farmacêutica adotou e divulgou um canal adequado para levantar, com total confidencialidade, preocupações, procurar aconselhamento ou comunicar em boa-fé violações ou suspeitas sólidas de violações através de compliance.fhc@fhc.pt, e o dever de comunicar é garantido sem medo de retaliação ou de ação discriminatória ou disciplinar. A comunicação poderá ser feita de forma reconhecida ou anónima e todos os relatos genuínos devem ser investigados.

A FHC | Farmacêutica irá agir ao nível das violações comunicadas ou detetadas levando a cabo ações corretivas e medidas disciplinares.

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